Hacer un cierre de año en Glop

Hacer un cierre de año en Glop

Una de las razones por las que Glop puede ralentizarse en nuestro tpv en veriones antiguas es porque dispongamos de una base de datos muy cargada. Para aligerarla, una de las opciones más útiles es hacer un cierre de año. De este modo, el software trabajará con una base de datos nueva y preservaremos los datos de las bases de datos de años anteriores para su posterior consulta.

  • Guardar la base de datos actual (año ya completado)

El primer paso SIEMPRE es realizar una copia de seguridad de la base de datos. Después  creamos una carpeta en la ruta donde está instalado Glop (por defecto debe ser Disco C/Archivos de Programa/Glop). Podemos ponerle el nombre del ejercicio, ya que en ella pegaremos la copia de seguridad que hemos hecho con los datos del ejercicio completo (por ejemplo: la nombraremos 2014 y en ella pegaremos la copia que hemos realizado de nuestra base de datos con el ejercicio completo al empezar 2015).

En el caso de tener una base de datos con datos de más años, la nombraremos como creamos conveniente para poder identificarla. Copiamos y pegamos la base de datos (archivo glop.fdb) en esta carpeta nueva que hemos creado.

  • Borrado de la base de datos 

Una vez guardada la base de datos con el ejercicio en la carpeta creada, abrimos el software Glop. Vamos al menú superior  Configuraciones → Terminales, y escogemos la pestaña Borrados.

borrar todo

Como hemos guardado una copia de la base de datos, vamos a escoger una fecha de inicio y una de fin para borrar todos sus datos del software (en este caso, del 1/01/2013 al 31/12/2013 para que abarque todo el año).

IMPORTANTE: hemos de realizar el siguiente borrado sin tener ningún ticket por cobrar, ya que lo eliminará, y también hemos de escoger la numeración de inicio de las facturas y tickets de la nueva base de datos (para que sean consecutivas a las de la anterior).

Para poder empezar la nueva base de datos con la numeración que queremos, no debe haber ningún documento de venta (hemos de haber borrado todos los documentos de ventas de cualquier ejercicio).

Una vez hecho esto, podemos clicar en los botones: Borrar Ventas, Limpiar Datos, Borrar docs cliente, Borrar totales cierres. El programa nos advertirá que los cambios son irreversibles, aceptamos y ya tenemos una base de datos nueva, sin ventas, ni tickets aparcados, ni documentos de cliente o informes y sin cierres. La nueva base de datos es mucho más ligera, ya que no tiene todos los datos acumulados.

borrado

  • Acceso a bases de datos anteriores desde Glop

A continuación vamos a conseguir que podamos revisar ambas bases de datos (la anterior borrada y la nueva que acabamos de crear) desde el software Glop sin tener que cambiar el archivo en Windows. Vamos al menú superior Configuraciones → Mi Glop  y en el campo con el icono de la lupa y el rayo (Conectar con:) clicamos sobre él.

conectar con

Se abrirá una ventana para que indiquemos la ruta de las bases de datos antiguas que queramos. Pulsamos sobre “Añadir” para agregar las bases de datos que queremos poder revisar en el Tpv en un futuro.

Primero escogemos la de 2014 (por ejemplo), rellenando los siguientes campos:

- Nombre (escogemos el nombre que la identificará)

- Tipo (Local), IP (la IP del equipo o Tpv en el que están las bases de datos)

- Ruta (si pulsamos en la carpeta que hay a la izquierda, podemos escoger la ruta donde se encuentra cada base de datos)

- Term (Terminal: escogemos el terminal en el que estamos, si tan sólo tenemos 1, pondremos un número 1).

Una vez configuradas ambas bases de datos (la anterior y la actual), pulsamos sobre Aceptar.

nueva bbdd-local

Ahora, tan sólo hemos de ir a Configuraciones → Mi Glop y en el mismo campo escoger con qué base de datos queremos trabajar.

IMPORTANTE: hemos de recordar dejar puesta la base de datos actual (la de 2015), para trabajar sobre ella. Si olvidamos hacer esto tras consultar otras bases de datos, estaremos creando las ventas y demás documentos sobre las antiguas.